当前位置: 首页 > >

档案管理中存在的问题与对策

发布时间:

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 档案管理中存在的问题与对策 作者:孙玲 来源:《卷宗》2018 年第 04 期 摘 要:本文旨在分析高校档案管理利用中存在的问题,并提出了解决问题的对策和实施 办法。 关键词:档案管理;问题;对策 多数职业技术学院是由两个或两个以上规模相当,类别相*的院校并建而成,由于原各校 建立的时间或早或晚,隶属关系不一,各自的办学宗旨及基本职能有所差异,合并后档案全宗 由原各校的一个全宗成为并校后若干全宗,而各校的档案类目设,类别排列及档号的编制不尽 相同,老校基本沿用文书类,科技类的分类方法,成立较晚的学校基本同意了高校档案实体分 类法上。这便牵扯到档案序及管理的重新理顺问题。另外,合并高校档案管理存在着原各校档 案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题,如有的合并高校,原各校区档案或实行集 中管理,或人事档案归人事处管理,科研档案归科研处管理,声像档案归电教中心管理等;有 的合并高校,原各校区或已配备的计算机,实行档案机检,有的档案则分散于各职能部门,有 兼职档案管理员管理,档案管理处于原始的手工检索阶段等;……这些问题也严重制约着合并 高校档案管理工作的发展。 1 学校合并后档案管理中存在的问题及原因 1.1 并校期间文书立卷、归档的问题 合并高校在并校前已归档的档案,由于有严格的档案管理制度和档案工作人员高度的责任 心做保证,基本不会出现散失等问题。关键是并校期间牵涉各部门尚未立卷归档的文书,由于 合校前夕人心思动,工作状态不稳定,一些正常的工作不能按常规办理,自然给档案资料的收 集工作增加了难度。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、 编拟目录、安全存放;而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问;更有甚者,在部门调 整、办公室搬迁过程中,将大量的文件材料随无用材料一并处理,致使一些珍贵的档案资料该 *坏奈匆*换蚨а现兀薮ρ罢遥现赜跋炝说蛋傅耐暾浴T斐烧庖晃侍獾闹饕颍 一是合校期间组织管员责任心不强,无制约措施;三是领导忙于合校中的大事,档案工作顾及 不上。 1.2 档案的集中管理问题 按照规定,机关各种门类和载体的档案应集中统一管理,以便于积极提供利用,为各项工 作服务。这就要求合并高校的档案尽快集中。而实际情况是,合并高校的原组成院校大都处在 不同的位置,距离有远有*,由于各方面的原因,很难集中到一处,大多实行分校区管理的模 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 式。在这种情况下,合并高校面临着教学硬件配备、科研资金扶持、学生食宿保障等一系列棘 手的问题,档案工作因其效益滞后等特点,此时更不易摆上领导案头,加之并校前原各校档案 管理层次水*不同,人员素质不一等,这些共同成为并校后档案难以集中管理的重要因素。 1.3 档案网络建设问题 高校合并后,机构重新设置,人员重新划分,原有的档案工作领导和档案员随并校后归属 岗位的变化而发生了变化,并校前的各校经多年努力建设的档案网络随之解体,新的档案网络 在建设中因并校后分校区办学、管理上的分散性、兼职档案员与档案馆(室)综合管理人员之 间联系困难等因素,使档案网络建设存在沟通欠畅等一系列实际问题。造成这一问题的主要原 因,客观上看,在于校址不集中所致;主观上看,仍在于档案工作没有被提上议事日程、档案 队伍的稳定未引起领导的高度重视等因素造成。 1.4 档案排序、管理重新理顺问题 合并高校大多由两个或两个以上规模相当,类别相*的院校并建而成,由于原各校建立的 时间或早或晚,隶属关系不一,各自的办学宗旨及基本职能有所差异,合并后档案全宗由原各 校的一个全宗成为并校后若干全宗,而各校的档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相 同,老校基本沿用文书类、科技类的分类方法,成立较晚的学校基本统一到了高校档案实体分 类法上。这便牵扯到档案排序及管理的重新理顺问题。另外,合并高校档案管理存在着原各校 档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题,如有的合并高校,原各校区档案或实行 集中管理,或人事档案归人事处管理,科研档案归科研处管理,声像档案归电教中心管理等; 有的合并高校,原各校区或已配备计算机,实行档案机检,有的档案则分散于各职能部门,由 兼职档案员管理,档案管理处于原始的手工检索阶段等;……这些问题也严重制约着合并高校 档案管理工作的开展。为此,笔者以为合并高校的档案工作要走出困境,应对症下药,采取有 效的解决措施。 2 学校合并后加强档案管理的措施 合并高校搞好档案管理工作的关键是进一步强化档案意识,建立健全并校后的档案管理工 作制度,合理配备档案管理人员,妥善确立档案工作目标。 2.1 强化档案意识,规范档案管理 前已述及,档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案工作领导及档案管理人 员思想重视不足,因此,合并高校应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工 作而言,文件材料的收集工作是最为基础的工作,它有赖于各部门的配合与全员的支持。合并 高校应通过档案法律、法规的学*与宣传,增强各级领导和广大教职员工的档案意识,使之充 分认识到档案是党和国家的宝贵财富,是社会各项事业得以延续和发展的重要条件,是不可再 生和替代的信息资源。每位教职工都必须按照《档案法》的要求,维护档案的完整与安全,从 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时,要针 对并校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题,及时调研,确定整齐划一的档案管理方 法,便于档案的集中保管、利用,以形成档案工作的良性循环。 2.2 建立健全档案管理工作制度,依法治档 江泽民总书记指出:“档案工作是一项基础工作,有很多问题没有档案说不清楚,要狠抓 这项工作。如果现在不重视这个问题,将来我们要负历史责任”。因此,建立健全档案管理工 作制度,使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道



友情链接: